一些 MS Word 技巧: 当你在写论文的时候

工具和概念


在一切开始之前,首先确认手头的 Word 是2010 或者更新的版本,否则本文可能并不适用。
另外,记得打开选项 > 显示 > 隐藏文字以及显示段落标记。特别是后者。
使用以下概念和工具,可以提升 Word 长文章写作的效率:

  • 样式。样式就是保存好的格式刷。样式可以保存非常多的格式,常见的包括字体设置、编号列表(参见后文的『多级列表』)和段落设置,除此之外还有大纲级别(自动生成目录)和边框底纹(用在页眉上)。
  • 节。使用分节符(注意不是分页符)来将长文章分割成不同的节。不同的节可以有不同的页眉页脚,不同的页码。如果不打开段落标记的话,是看不到分节符的。分节符有连续、下一页、奇数、偶数四种。后两者主要是考虑到某些时候章节起始页一定要在奇数或者偶数页这样打印之后翻起来比较爽。注意如果想要更改一个已经插入的分节符的属性,可以在待更改的节中放置光标,然后在布局 > 页面设置 中点击小箭头,选择节的起始页为你想要的格式即可,还可以一键应用到整篇文档哦~
  • 交叉引用。使用交叉引用在文档任意位置插入对编号项、书签或者题注的引用。适合用来标参考文献、图注和公式编号的引用。我觉得这比什么 Zotero 或者 EndNote(请不要使用盗版软件)的 Word 插件好多了。
  • 字体:隐藏。隐藏的文字不会被打印,可以用来做一些异想天开的事情。
  • 多级列表:通过 开始 > 多级列表 > 定义新的多级列表 来插入多级列表,其功能比编号强大很多,可以分级。更进一步的,可以链接不同的编号层级到不同的样式,让文中的各种样式(正文、公式编号、图表标题等)在各自不同的字体和段落格式下,享用同样的父级编号,让自动编号更加容易。具体来说,可以右键点击文中的一个样式的编号,选择调整列表缩进,如图所示设置,将各种样式分配到不同级别的编号,这样到时候只要插入一下一级编号(通常意味着章节编号),后面的所有图注编号都会自动更新。


当然可以看到途中的英文图注的编号格式有 bug,应该是『Fig. 1-1』,却变成了『1 Fig. 1-1』,并且这个是改不回来的,下次打开又会变回去。虽然正文中的编号显示格式明明是正常的,我也不知道是为啥。

  • 题注:好像很方便的样子,然而编号能力太弱了,达不到我想要的效果。最后我用的都是样式链接到多级列表来做的。
  • 表格和制表符。
  • 导航窗格。打开视图 > 导航窗格以快速在长文件中导航,如果有大纲的话。
  • 域。不懂。写代码的。

-VBA。不懂。写代码的。

案例


章节标题

这个比较简单,直接修改默认的标题 1/2/3 样式,然后刷到你想要的章节标题就好。这样做的好处是,可以自动编号,自动生成目录,并且在 Word 2010 以上可以点击左边小箭头收起小节,在看长文章时特别有用。
坏处是,整合多个不同版本,或者文档格式转换的时候,或者不同人编辑的文档时可能会发生兼容性问题。

图注

这个比较蛋疼。本来 Word 也是有『插入图注』的功能的,并且图注的编号也可以跟随章节编号变化。但是我的问题在于,我要的图注格式是『图 1-1』,而 Word 自动标签的输出是『图 一-1』,因为我的一级标题是『第一章 XXX』……另外要求中英文双图注的时候,这也没法用。
所以我只好重新定义了一个分级编号列表,专门给图注编号用。一级编号绑定给『图注章节指针』样式(自定义的,设置字体为隐藏,就不会被打印),二级编号绑定给『中文图注』样式(按照论文格式自定义),三级编号绑定给『英文图注』(按照论文格式自定义)。这其中的技巧在于,把三级编号的『此级别的编号样式』设置为无,然后继承二级编号,这样看起来二级和三级标题就一样了。
这样子的话,图标目录也是可以自动生成的,使用『插入表目录』功能。


当然实际上『图注章节指针』这个样式不是必要的,可以右键选择图注的编号然后更改『重新开始于』。不过这样会自动生成一个一级编号。只要把它扔到看不见的位置就好。我个人觉得还是使用三个样式比较优雅。

参考文献

本身 Word 是有脚注和尾注的,但是感觉不怎么好用。所以比较方便的办法就是直接交叉引用。直接在文末做一个简单的编号列表,手动把文献标题填上。然后在文中需要的地方『插入』-『交叉引用』,选择显示内容为『段落编号』,然后按 ctrl + shift + + 直接上标之,即可。好处自然是可以自动编号。坏处是每次需要手动上标。
至于说哪里去搞标准格式的话,可以用任何文献管理工具导出。推荐 Zotero(需要自行下载引文格式 GB7714)。也可以使用知网和谷歌学术(请使用中文界面)在线导出。

公式及其编号

最方便的方法当然是用 MathType(请不要使用盗版软件)。不过我觉得 MathType 的默认字体没有微软自带的公式编辑器漂亮,所以就用的自带的。
自带的好像也是 Mathtype的一个比较早期的版本(3.0 maybe),功能比较弱鸡。

一些可能遇到的小问题

  • 为什么上一页和下一页的左右页边距不一样?因为设置了页眉页脚的奇偶页不同。考虑到长边装订的情况,本来奇偶页的页边距就应该是不一样的。
  • 为什么我的国标参考文献里带『//』?会议。
  • 为什么我明明更改了表格框线粗细但是没有变化?放大一点看。

-为什么更改了交叉引用,数字却没有更新?Ctrl + AF9

  • 为什么我的编号变成了黑框?选中之后Ctrl + shift + S,重新应用。
  • 为什么我发生了各种奇葩问题?很有可能是你使用了 doc 文件或者 doc 转来的 docx。自求多福吧。还有些问题是重启了 Word 才会发生的,所以没有必要的话就别关 Word 了。
  • 为什么我明明插入了分节符,取消了页眉到上一节的链接,在编辑时看页眉也是正确的,但是打印出来之后第二节的页眉依然和第一节锁定着?我感觉这是遇到了 word 的 bug。我的解决方案是在第一节的末尾插入几个隐藏文字然后再插入一个分节符,相当于强行插入了一整节。
2016-12-17 20:48 187

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